I| SÉCURITÉ DES DONNÉES COMMUNIQUÉES À L'IPRHA
La charte de Déontologie de l'IPRHA, dispose que l'IPRHA garde, en tout temps, le secret absolu quant aux éléments lui étant communiqués, nul transfert d'éléments, quels qu'ils soient, gardés par l'IPRHA, contenus au sein du "rapport de certification interne" ou au sein de l'IPRHA, ne peut être fait, quelle que soit l'entité le demandant. Tout agent IPRHA, lors de sa mise en fonction, signe cette Charte, l'obligeant à garder le secret quant aux éléments qu'il pourrait avoir vu. Aucun document transmis par un client de l'IPRHA, ou créé par un agent de l'IPRHA lors de l'analyse du processus de création d'une réalisation, ou établi par l'IPRHA autre que le Rapport de Certification public, ne sera rendu public ou transmis à quiconque. 

 

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II| TRAITEMENT DES DONNÉES

Toute donnée communiquée à l'IPRHA est utilisée pour établir deux rapports de Certifications, l'un public, destiné à être le plus court, concis et compréhensible possible pour permettre à tous de l'analyser et de s'assurer de la véracité d'une certification, le second, le rapport interne, contenant l'ensemble des éléments ayant servi à établir la certification. Ce dernier, est régi par la charte de Déontologie de l'IPRHA qui instaure le secret absolu quant à ce document, ainsi qu'à tous les documents y étant attachés, seuls les agents de l'IPRHA qualifiés peuvent le consulter.

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III| DONNÉES POUVANT AVOIR ÉTÉ COLLECTÉES PAR L'IPRHA

L'Institut ne recueille que les éléments nécessaires à l'établissement de ses Certifications.

L'Institut recueille des données à trois moments : lors de la demande de devis, lors de la réception des preuves apportées par le client lors de la conception du dossier conduisant aux rapports de certifications et par la présence d'agents de certifications agréés, puis, le cas échéant, lors du suivi des réalisations produites en série.

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1/ Identification et contact. Nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, ainsi que, le cas échéant, la dénomination de l'entreprise et la fonction occupée. La signature manuscrite apposée lors de la demande de devis est conservée à titre de preuve de l'engagement.

2/ Éléments relatifs à la réalisation. Description de la réalisation, liste des éléments soumis à l'étude, ainsi que l'ensemble des pièces attestant son origine humaine : versions successives, brouillons, fichiers de travail, esquisses, notes et tout document probant transmis par le demandeur.

3/ Éléments recueillis lors de la présence de l'agent de certification. Le procédé de l'Institut reposant sur la présence de ses agents durant le processus de création, sont recueillis les rapports et notes d'observation établis par l'agent, les dates et lieux des séances où il est présent.

4/ Données commerciales. Pour les réalisations certifiées destinées à une production en série, l'Institut recueille les éléments nécessaires au calcul de la redevance convenue : volumes de production, quantités vendues et justificatifs de chiffre d'affaires afférents aux exemplaires certifiés.

5/ Données publiées au Registre. Seuls figurent au Registre public le nom de l'auteur, l'intitulé de la réalisation, le numéro de Certification, sa date, son statut et le Rapport de Certification public. Aucun autre élément n'est rendu public.

L'ensemble des éléments mentionnés aux points 2, 3 et 4 relève du secret absolu institué par la Charte de Déontologie de l'IPRHA et n'est communiqué à aucun tiers.

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Les demandes de devis n'ayant pas donné lieu à une commande sont conservées trois ans à compter du dernier échange, puis supprimées.

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Les données relatives à une réalisation n'ayant pas été approuvée pour l'obtention d'une Certification IPRHA sont conservées par l'IPRHA pour anticiper une potentielle demande du client.

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IV| ENTITÉS POUVANT AVOIR ACCÈS AUX DONNÉES

Au sein de l'Institut, seuls les agents qualifiés (du grade adapté à l'analyse du type de Certification) et habilités, intervenant dans l'instruction du dossier, ont accès aux éléments transmis, dans la limite de ce que leur mission exige.

Tous sont tenus au secret absolu par la Charte de déontologie de l'IPRHA.

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À l'extérieur, l'Institut recourt aux prestataires techniques suivants, qui agissent sur ses seules instructions en qualité de sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD :

1/ Wix Online Platform Limited (Irlande) : hébergement du site et des formulaires, incluant les demandes de devis ;

2/ Google Ireland Limited : hébergement des documents et tableurs servant à l'établissement des Rapports publics et des Registres ;

3/ le prestataire de messagerie électronique de l'Institut (Wix et Gmail) ;

4/ l'expert-comptable de l'Institut, pour les seules pièces comptables.

5/ Stripe Payments Europe Limited (Irlande) : traitement des paiements en ligne ;
6/ Google Ireland Limited : service Google Pay, lorsque ce moyen de paiement est choisi ;
7/ les boutiques partenaires de l'IPRHA, lorsque le règlement est effectué en leurs murs. Ces partenaires n'ont accès qu'aux seules données nécessaires à l'encaissement, identité du demandeur, référence et montant de la Certification, à l'exclusion de tout élément relatif à la réalisation elle-même.

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L'Institut n'a jamais connaissance de vos coordonnées bancaires : celles-ci sont transmises directement au prestataire de paiement, qui en assure seul la sécurité. L'IPRHA ne reçoit que la confirmation du règlement et les éléments nécessaires à la facturation.

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Certains de ces prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne. Ces transferts sont encadrés par une décision d'adéquation de la Commission européenne ou par des clauses contractuelles types.

 

Aucune donnée n'est vendue, louée, ni transmise à des tiers à des fins publicitaires. Aucun élément couvert par le secret professionnel n'est communiqué à quiconque, quelle que soit l'entité qui en ferait la demande, sous réserve des obligations légales auxquelles l'Institut serait tenu de déférer.

 

 

V| DURÉES DE CONSERVATION

Les Certifications délivrées par l'Institut le sont sans limitation de durée : une réalisation certifiée le demeure à vie.

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Seules les Certifications de réalisations en série sont susceptibles d'être clôturées lorsque la production cesse de respecter le processus de création initialement constaté. Cette permanence justifie la conservation durable des éléments permettant d'établir le bien-fondé d'une Certification, l'IPRHA devant pouvoir en justifier à tout moment en cas de réanalyse ou contrôle interne.

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1/ Demandes de devis n'ayant pas abouti : trois ans à compter du dernier échange.
2/ Dossier de Certification et rapport de certification interne : pour les réalisations uniques, pendant toute la durée de validité de la Certification, celle-ci étant perpétuelle, aux seules fins de pouvoir en justifier le bien-fondé, ad aeternam.
3/ Dossier des Certifications en série : pendant toute la durée de validité de la Certification et, en cas de clôture, dix ans à compter de celle-ci pour les pièces relatives à l'image des personnes affiliées, le reste ad aeternam.

3,5/ Mises à jour du processus de création et constats afférents : versées au dossier de Certification en Série et conservées dans les mêmes conditions que celui-ci.
4/ Constats de contrôle des réalisations en série : pendant toute la durée de la Certification, chaque contrôle donnant lieu à un constat versé au dossier.
5/ Prises de vue photographiques ou vidéographiques : pendant la durée nécessaire à l'établissement de la preuve, puis dix ans, sauf autorisation distincte de l'intéressé pour une conservation plus longue.
6/ Mention au Registre public : tant que l'accord de l'auteur est maintenu.
7/ Données commerciales des réalisations en série : pendant la durée du contrat de redevance, puis dix ans au titre des obligations comptables.
8/ Devis signés, contrats et factures : dix ans, conformément à l'article L.123-22 du Code de commerce.
9/ Demandes de contact simples : trois ans à compter du dernier échange.

10/ Dossiers n'ayant pas abouti à une Certification : le Rapport de Certification et les éléments l'ayant fondé sont conservés cinq ans à compter de sa notification, aux fins de pouvoir justifier de la décision rendue.
11/ Preuves de consentement : cinq ans après la fin de la relation.
12/ Cookies de mesure d'audience : treize mois au maximum.

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À l'expiration de ces délais, les données sont supprimées ou archivées sous une forme ne permettant plus l'identification des personnes.

 

VI| VOS DROITS

Conformément au règlement (UE) 2016/679 et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, vous disposez des droits suivants sur vos données :

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1/ droit d'accès : obtenir la confirmation que vos données sont traitées et en recevoir copie ;
2/ droit de rectification : faire corriger une donnée inexacte ou incomplète ;
3/ droit à l'effacement : demander la suppression de vos données, dans les limites des obligations légales et de la conservation nécessaire à la justification des Certifications délivrées ;
4/ droit à la limitation : demander la suspension temporaire d'un traitement contesté ;
5/ droit d'opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime de l'Institut ;
6/ droit à la portabilité : recevoir les données que vous avez fournies dans un format lisible par machine ;
7/ droit de retirer votre consentement à tout moment, notamment s'agissant de la publication au Registre public ou des prises de vue, sans que ce retrait affecte la licéité du traitement effectué avant celui-ci ;
8/ droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

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Ces droits s'exercent par courriel à contact@iprha.fr ou par courrier au siège de l'Institut. L'IPRHA répond dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande. Une pièce justificative d'identité pourra être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.

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VII| RÉCLAMATIONS

Pour toute demande contacter l'IPRHA à l'adresse mail contact@iprha.fr ou au téléphone au 07 85 16 08 63

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Si vous estimez, après avoir contacté l'IPRHA, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés :

CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr

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VIII| L'APPLICATION IPRHA

L'application IPRHA (app.iprha.fr et application Android sur Google Play), éditée par l'IPRHA, permet de demander, de suivre et de présenter ses Certifications. Les règles ci-dessus s'y appliquent ; voici ce qui lui est propre.

1/ Données du compte : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone (vérifié par code SMS), mot de passe (conservé uniquement sous forme d'empreinte irréversible) ; le cas échéant : adresse, profession, entreprise ou structure, jour et mois d'anniversaire (jamais l'année), photo de profil, liaison avec un compte Google si vous choisissez la connexion avec Google.
2/ Contenus que vous déposez : pièces de vos demandes et de vos Carnets de création (photos, vidéos, enregistrements audio, documents), messages échangés dans la Messagerie et avec votre Agent de Certification, notes et messages vocaux.
3/ Achats : historique des achats et factures. Les paiements par carte sont traités par Stripe ; l'abonnement Compte Référence souscrit dans l'application Android est traité par Google Play. L'IPRHA ne connaît jamais vos coordonnées bancaires.
4/ Utilisation et sécurité : appareils reconnus pour la double authentification, abonnement de l'appareil aux notifications, consultations des vitrines (dont les statistiques sont présentées à leur titulaire), recherches dans l'Annuaire, journaux techniques du serveur (dont l'adresse IP) servant à la sécurité.
5/ Visibilité : votre vitrine, votre Carte de Titulaire et votre présence dans l'Annuaire sont visibles des autres utilisateurs selon les réglages de confidentialité choisis dans l'application.

Prestataires propres à l'application (sous-traitants au sens de l'article 28 du RGPD) :
- Clever Cloud SAS (France) : hébergement de l'application, de sa base de données et des pièces déposées ;
- Brevo (Sendinblue SAS, France) : envoi des SMS et des courriels ;
- Google Ireland Limited : connexion avec Google, abonnements Google Play, Registres ;
- Stripe Payments Europe Limited (Irlande) : paiements ;
- les services de notification des navigateurs et des téléphones (Google, Apple, Mozilla) : acheminement des notifications.
Les fonds de carte en relief de l'Annuaire sont chargés depuis des serveurs publics (Amazon Web Services, jsDelivr), qui reçoivent l'adresse IP de l'appareil. Les informations publiques des structures (SIREN, adresse) sont vérifiées auprès des services de l'État (Annuaire des entreprises, Base Adresse Nationale).

Vos données dans l'application : Paramètres → « Exporter mes données » pour en recevoir une copie ; Paramètres → « Supprimer mon compte » pour supprimer votre compte. La procédure, les données supprimées et celles qui sont conservées sont décrites sur https://app.iprha.fr/supprimer-mon-compte.
La double authentification est obligatoire pour les membres de l'Institut et au choix des titulaires. L'application ne contient aucune publicité et n'est pas destinée aux enfants.

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Dernière mise à jour : à la date du 23 Juillet 2026

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